L’invasione delle e-mail. Quanto tempo ci fanno perdere?
Secondo Forbes, in media un professionista controlla la propria casella di posta elettronica 15 volte al giorno, ovvero ogni 37 minuti. Un sondaggio di Adobe conferma che, mediamente, 3 ore al giorno le passiamo nel leggere e rispondere a e-mail. Facendo un banale calcolo significa che in una settimana trascorriamo 15 ore a leggere e-mail, in un mese 60h circa, in un anno 720h.
In sostanza, passiamo circa 90 giorni all’anno a leggere e-mail! (3 volte la traversata di Cristoforo Colombo per raggiungere il Nuovo Mondo!). Tralasciando il fattore costi è comunque pazzesco?!
A questo tempo si aggiunge il tempo che il nostro cervello impiega a rifocalizzarsi sulle attività che stiamo svolgendo quando viene distratto da una notifica. Le notifiche sono “infami”! Purtroppo. sono fatte apposta per richiamare la nostra attenzione. Sono una forma di “deviazione” dalla normale che ci “allerta” e ci invoglia ad andare a vedere cosa è arrivato. Sono fatte per solleticare la nostra curiosità e per questo funzionano. Il punto è che, tutte le volte che ci distraiamo, anche per pochi istanti, il nostro cervello impiega circa 23,15 minuti per tornare sul pezzo rispetto a ciò che stavamo facendo! Il nostro cervello, sfortunatamente, non è un computer così perfetto come crediamo: ha bisogno di tempo per passare da un task all’altro. Morale: al tempo tecnico che impieghi per leggere e rispondere alle email devi sommare il tempo di rifocalizzazione che il tuo cervello necessita per rientrare nel loop dell’attività. Perciò, al di là del fatto che leggere le e-mail sia un’attività importante per qualsiasi professionista, quello che mi domando è: ma sono davvero sempre utili e necessarie?
Cal Newport nel suo testo “A World Without Email” prova ad immaginare come sarebbe il mondo del lavoro se non mandassimo più email per darci alcuni consigli su come diventare più efficaci quando comunichiamo sul lavoro. Uno studio dell’Università della California ci dice che vedere il numerino delle notifiche che ci dice quante e-mail abbiamo ancora da leggere ci rende ansiosi e nevrotici spingendoci a “correre a guardare”. Questo comportamento diventa una sorta di droga che ci crea dipendenza oltre che ammazzare la nostra produttività.
Da dove nasce questa dipendenza da e-mail?
Meno meeting di persona, meno telefonate, il pensiero bizzarro che un sms sia qualcosa di troppo “informale”, hanno assegnato il trofeo della comunicazione all’e-mail.
E’ molto curioso notare come, il periodo pandemico che abbiamo attraversato, ci ha insegnato che, nonostante tutto, esistono diversi strumenti di comunicazione e che l’e-mail è solo una di questi. Da un certo punto di vista, siamo un po’ tornati indietro alla riscoperta del telefono, delle chat, delle call. Si tratta di una serie di strumenti che se usati saggiamente e in modo intercambiabile possono alleggerire il quantitativo di informazioni che ci passano sotto il naso ogni giorno.
Non so se ti è mai capitato di ricevere talmente tante informazioni da avere vuoti di memoria? Non ci ricordiamo perché non siamo in grado di gestire così tanti input tutti insieme. L’overload di informazioni è un dato di fatto e, per questo, avere telefono, chat, email, sms, non dev’essere una scusa per scrivere, chiamare, organizzare un meeting per dire comunicare la stessa informazione mille volte, bensì un’opportunità per identificare quali informazioni è più efficiente comunicare telefonando, per esempio, e quali scrivendo. Così, se devi raccontare una situazione contorta tanto vale alzare la “cornetta”; se devi darmi il via libera per un’attività meglio un sms di un’email, così come se devi presentare gli step di un processo un’e-mail resta una valida soluzione.
Come combattere l’overload di informazioni e imparare a scegliere gli strumenti giusti per non perdere tempo?
Il consiglio che daresti ad una persona in sovrappeso è: mangia meno e fai sport. Purtroppo però, quando parliamo di informazioni, non possiamo dire spegni il pc e il telefono perché se quelli sono gli strumenti con cui lavori tanto vale prendersi qualche giorno di ferie. Come fare? Prima di tutto ricorda: il multitasking non esiste! Su questo concetto hanno costruito delle splendide campagne di marketing per farti credere che puoi fare più cose contemporaneamente ma le neuroscienze ci ricordano che anche quando ti sembra di star facendo due cose insieme, in realtà, le mente salta dall’una all’altra in fretta e furia, perdendosi parecchi pezzi. Detto ciò, ecco alcuni consigli pratici per evitare il sovraccarico di informazioni:
- scrivi quello che devi fare sulla carta. Scrivere con carta e penna ha una funzione antistress incredibile. Prova a farci stare tutto su un foglio. Questo perché visualizzare davanti a noi l’insieme delle cose che abbiamo da fare o dell’informazioni dobbiamo memorizzare ci dà una sensazione di controllo che ci tranquillizza.
- parla. Comunicare con le parole non è passato di moda! A volte una conversazione di 5 minuti ti salva da un giro di mail infinito. Sono secoli che comunichiamo con la voce e parlare resta sempre lo strumento più diretto!
- scrivi. Ci sono strumenti come le chat che rendono più snello il flusso di informazioni. Lasciano meno adito a giri di parole o a formalismi inutili. Allo stesso modo, scrivere e utilizzare documenti condivisi può evitare carichi di email. Se proprio devi scrivere una mail: sintesi!!! Un cervello bombardato di informazioni quale è il nostro nel 2021 “ha poco sbatti”, si sconcentra in fretta. Se il tuo obiettivo è farti leggere (come spero che sia) abbandona i papiri. 4 o 5 righe non di più. Altrimenti c’è sempre il telefono!
- e quando non puoi fare a meno delle e-mail tienile in ordine! Mia nonna mi dice sempre “ordine è ordine mentale” e come darle torto! Questo suggerimento si può applicare anche nella gestione della casella di posta elettronica. Avere una casella di posta ordinata con un archivio studiato ti aiuta a stabilire dei percorsi automatici che velocizzano di molto la reperibilità delle informazioni. In un certo senso, al tuo cervello basta ricordare il percorso per sentirsi tranquillo, cioè sa dove andare all’occorrenza. Ritagliati due momenti specifici nella giornata, che potrebbero essere mattina e sera, per fare quest’attività il resto dev’essere deep dive!
Perché questo è importante oggi?
Oggi 1/3 dei lavoratori dipendenti italiani, circa 6.8 milioni di persone, lavora in Smart Working il che significa che email, chat, video call sono all’ordine del giorno. Le informazioni che gestiamo dallo schermo del nostro pc sono molto più onerose di quelle che processiamo in presenza. Per questo è importante educarci ad essere più efficienti. Paradossalmente in un’epoca in cui l’informazione è molto più fluida e gli strumenti molto più numerosi serve molta più disciplina ed organizzazione (ed effettivamente tutte le attuali teorie dell’Agile Working è questo concetto che provano a trasmetterci).
