Metafore e Tecniche

3 Strategie per far decollare la tua produttività

1 — Comunicazione: La tecnica dell’elicottero.

L’elicottero è un mezzo di trasporto particolare. E’ un mezzo di trasporto poco comune, che pochi di noi hanno il piacere di esperire nella vita. Sicuramente non ha a che fare con la quotidianità dei più, specialmente se non appartieni a quella cerchia ristretta di individui il cui portafoglio dà la possibilità di averne uno. L’elicottero, tuttavia, è un mezzo di trasporto eccezionale: con un elicottero puoi fare voli straordinari. Non è un caso che gli elicotteri vengano utilizzati come mezzo di soccorso proprio per la loro capacità di raggiungere velocemente, efficacemente e agilmente le altezze più disparate e i territori meno praticabili. Pensiamo per esempio al soccorso alpino. Insomma, l’elicottero si distingue dall’aereo, il mezzo di trasporto che più gli somiglia, per velocità, efficacia e agilità. Queste tre caratteristiche ci permettono di introdurre una metafora interessante: la tecnica dell’elicottero.

Di che cosa si tratta? Quando ti trovi a dover gestire conversazioni difficili, contorte e piene di contraddizioni, immaginarti di essere un elicottero può avere i suoi vantaggi. In altre parole, come un elicottero non devi necessariamente muoverti in una sola direzione, ma puoi volare in alto, fare manovre rapide, allargare il cerchio per includere più dettagli, sorvolare un territorio specifico per avere una visione d’insieme e poi avvicinarti così tanto da osservare da vicino e mettere a fuoco un punto preciso dello spazio che stai esaminando. Ancora, puoi volare nella direzione opposta con semplici manovre per rivisitare, ritornare su un punto già esplorato. Di nuovo, puoi muoverti con agilità e percorrere strade e traiettorie disparate. Come tutti i velivoli, anche l’elicottero si muove in cielo, uno spazio che non ha punti di riferimento — sicuramente non è la strada, sicuramente non c’è un tracciato. Questo permette senza dubbio di provare diversi vettori per definire, agilmente, il percorso migliore.

Analogamente, quando parliamo di comunicazione prendere d’esempio l’elicottero può essere un’ottima strategia per diventare più efficaci. Specialmente, quando le cose si fanno difficili, la tecnica dell’elicottero ci aiuta per 4 ragioni:

• Ci consente di muoverci e dimenarci tra i diversi interlocutori e i contenuti che essi ci sottopongono agilmente;
• Ci permette di focalizzarci, essere precisi e avvicinarci ai punti più salienti della conversazione;
• Ci ricorda che portarci dietro troppi bagagli potrebbe essere sconveniente, o addirittura impossibile. Per decollare dobbiamo alleggerirci del peso emotivo e dei preconcetti che entrano in campo quando ci immettiamo in un discorso e provare ad essere il più oggettivi possibile;
• Ci dà la possibilità di volare alto, molto in alto, al fine di avere una visione d’insieme complessiva di tutti i nodi fondamentali di un discorso.

2. Time Management: La tecnica del pomodoro

Hai presente il timer da cucina? Spesso ha la forma di un pomodoro e, molto spesso, può essere utilizzato diversamente dall’uso che ne facciamo per contare i minuti di cottura della pasta. Almeno questa è stata l’idea che venne negli anni ’80 a Francesco Cirillo, sviluppatore e softwerista italiano, che salvò i suoi risultati accademici servendosi di un semplice timer da cucina proprio a forma di pomodoro. Dopo il primo anno di studi universitari, Francesco si trovò infatti a fronteggiare un periodo di scarsa produttività e grande confusione mentale. Andava a lezione, studiava, ma aveva sempre la sensazione di perdere tempo. Se anche tu, come Francesco, hai provato questa spiacevole sensazione di inefficienza ti basterà sapere replicare la scommessa che egli fece con se stesso:

“Voglio vedere se riesco a studiare senza distrazioni e con la massima concentrazione per 10 minuti”.

Prese dunque un timer da cucina a forma di pomodoro ed iniziò a studiare ed ecco quella che oggi conosciamo come “Tecnica del Pomodoro”. In che cosa consiste, però, nello specifico? Niente di complesso. Affatto.

La tecnica del pomodoro si costruisce su cinque semplici passi:

• Scegli un’attività da completare.
• Imposta il timer a 25 minuti.
• Lavora sulla tua attività senza distrazioni finché il timer non avrà suonato.
• Prenditi una pausa di 5 minuti.
• Ogni 4 “pomodori” prenditi una pausa più lunga di 15–30 minuti.

That’s it! Semplice ed efficace: “Oggi ho fatto 10 pomodori”. Complimenti! Fatti una lista di attività da completare, mettile in ordine di priorità e stima il numero di pomodori di cui avrai bisogno per portarle a termine. Usare un pomodoro come unità di misura può aiutarti a gestire il tempo in modo efficace nella misura in cui a differenza dei metri, dei centimetri, dei secondi o delle ore, i pomodori sono visibili, tangibili e, perfino fastidiosi, quando squillano. E per una migliore pianificazione…? Segui l’esempio di Francesco, scommetti con te stesso, punta in alto e imponiti di dover completare un numero sfidante di pomodori nei prossimi 7 giorni, magicamente, ti accorgerai di quante cose sei riuscito a fare.

3 — Pianificazione: Ascolta Pareto!

L’80% dei risultati dipende dal 20% delle cause. Questa frase è la frase che rese famoso Vilfredo Pareto ed è la frase che traduce il noto “principio di Pareto”, un risultato di natura statistico-empirica che riscontra come, in molti sistemi complessi, ricchi di variabili indipendenti, ma dotati di una struttura causa-effetto, la maggior parte degli effetti dipende da un numero ridotto di cause. In particolare, la relazione è 80 a 20.

Il principio di Pareto

Grazie a Pareto oggi possiamo ragionare per identificare quali sono le attività che danno luogo alla maggior parte dei nostri risultati. Nello specifico, quando devi gestire un’attività, ciò che consegue direttamente da questo principio, è l’invito a classificarne le parti in tre macro-categorie:

a) ciò che è importante e urgente; AGISCI

b) ciò che è importante, ma non urgente; DELEGA O RIMANDA

c) ciò che non è né importante, né urgente. ELIMINA

La matrice di Eisenhower

Partendo dal punto (a) se associ a ciascuna attività in esso contenuta un’ipotesi di quanto tempo ci impiegherai a gestire quel task e partirai dal fare ciò che ti richiede meno tempo, per poi passare alle attività più onerose, ti troverai, quasi inconsciamente, ad aver svolto l’80% del lavoro, senza peso e senza stress.

In altri termini, il principio di Pareto ci invita non solo a dare priorità alle attività che dobbiamo gestire ma anche a renderci conto che, iniziare nel modo migliore è il miglior modo per essere già a metà dell’opera! O ben oltre!