Time Management
Il tempo è denaro! Lo è ancora di più in un’era in cui le opportunità di fare cose si moltiplicano e ognuno desidera restare al passo con i tempi. Purtroppo o per fortuna, però, i minuti che hai a disposizione in un giorno restano e resteranno sempre 1440. Di conseguenza, quando ti chiedono se “Hai un minuto?” devi imparare a riconoscere rapidamente se quella richiesta di tempo è coerente con le tue priorità e valutare se essere disponibile in quella circostanza per non finire vittima del tuo stesso tempo. Insomma, oggi più che mai dobbiamo imparare a gestire il tempo! Non è un caso che dalle scuole alle aziende proliferano i corsi di formazione dedicati proprio alla gestione del tempo e delle priorità, un’esigenza formativa che fino a 50 anni fa non era affatto così diffusa.
Gestire il tempo efficaciemente
Eisenhower ha creato una matrice che ci aiuta a classificare le attività in quattro categorie: quelle importanti e urgenti, quelle importanti ma non urgenti, quelle non importanti ma urgenti e quelle né importanti né tanto meno urgenti. Questa clusterizzazione ha un unico scopo: a fine giornata ti aiuta a fare le cose che sono importanti per te!
Per quanto possa sembrare noioso, un’ottima strategia per investire saggiamente il proprio tempo è quella di programmre le proprie giornate. Nel lavoro di programmazione entra in campo la riflessione su che cosa è davvero importante (MIT — Most Important Task). Diverso è affidarsi alle to do list, elenchi di cose da fare da depennare. Il rischio delle to do list, infatti, è quello di far cadere la nostra attenzione esclusivamente su ciò che è urgente con la potenzialità di trascurare ciò che, invece, è importante ma non necessariamente urgente. Il tempo dedicato alla programmazione dovrebbe essere un tempo ad hoc che ci ritagliamo ogni giorno con l’obiettivo di mantenere la barra su ciò che consideriamo prioritario. Programmare ci consente di creare routine e le routine sono un ottimo modo per massimizzare la nostra energia e il nostro tempo, puntando sull’effetto ricorrenza: più diventiamo abili a fare qualcosa più siamo veloci, più tempo abbiamo per noi!
Gestire il proprio tempo significa non farsi abbindolare dai pop-up, cioè da tutte quelle attività che ci appaiono sotto gli occhi. Le email al lavoro, per esempio. Programma due o tre momenti durante il giorno per leggerle per non farti distrarre di continuo! Cognitivamente parlando devi sapere che, per quanto tu ti creda onnipotente e capace di svolgere più attività insieme, in realtà, non è così. Il multitasking non esiste e ogni volta che ti distrai il tuo cervello impiega quasi 20 min per ritornare sul pezzo di ciò che stavi facendo. Capisci bene quanto tempo ci rubano le attività più vistose e pressanti nonostante non siano così importanti per noi. Un metodo efficace per evitare di perdere tempo è il metodo delle 4D: do, delegate, defer, delete (fare, delegare, posticipare, eliminare). Per ogni input che arriva sulla tua scrivania giudica bene se valga la pena farlo, delegarlo, rimandarlo o cancellarlo!
Ricorda: per quanto a tutti piacerebbe rispondere di sì quando qualcuno ci chiede se abbiamo un minuto, perché a tutti fa piacere essere e ricevere disponibilità, tuttavia, talvolta, l’unico modo che hai per liberare tempo è dire di “no!”. Lo diceva pure Steve Jobs: “Focalizzarsi significa dire di no!”.
Trappole
Una delle trappole più comuni quando si parla di gestione del tempo è la procrastinazione, vuole dire che rimandi le cose importanti e meno piacevoli perché preferisci fare quelle facili e piacevoli. Procastinare è naturale perché come esseri umani tendiamo considerare presente e futuro su due piani distinti. Gli psicologi parlano di “incoerenza temporale”: sopravvalutiamo ciò che faremo in futuro e sottovalutiamo come ci sentiremo in quel futuro. Pertanto, la dieta o la corsetta mattutina diventano impegni da rimandare sempre a domani. La procastinazione è una vera e propria trappola perché fa saltare in aria ogni forma di programmazione e rende il nostro tempo ancora più saturo, non solo di attività che vorremmo fare, ma di pensieri e preoccupazioni relative a ciò che non abbiamo ormai più portato a termine. Per questo motivo, chi sa gestire saggiamente il proprio tempo sa bene che è bene “non rimandare a domani ciò che potresti fare oggi!”.
Tempo e percezioni
L’essere umano percepisce il tempo in modo diverso a seconda della circostanza. A ciascuno di noi è capitato di passare giornate infinite o di vivere momenti fugaci. Le nostre emozioni e il nostro impegno quotidiano determinano la nostra percezione del tempo. In una giornata qualsiasi in ufficio, per esempio, un minuto può sembrarci niente e contemporaneamente per un nuotatore in competizione, quello stesso minuto corrisponde a tutta la sua gara sui 100 stile libero. Talvolta, non ci rendiamo conto di quanto in poco tempo si possano fare tante cose e, dall’altro lato, abbiamo la sensazione che il tempo voli!
Per oggi, basta!
Sarà capitato anche a te di sentire storie di gente che fa 1000 cose: lavora, ha 3 figli, si allena, legge libri e fa perfino volontariato e scommetto che ti sarai chiesto: “Ma come diavolo fa?”. Nel 2006 il presidente degli USA, George Bush, trovò il tempo per leggere 95 libri! Come si fa? Semplice: decidi quanto per quel giorno, quell’attività è abbastanza. Le persone che stanno ad oltranza in ufficio e si lamentano di non riuscire a fare altro, oltre che a lavorare, non prendono questa decisione. E’ ovvio che ci sarebbe sempre qualcosa da fare, ma arriva un momento in cui, per oggi è stop e si deve passare a fare altro. Si tratta di trovare un giusto e un sano equilibrio tra le diverse attività che dobbiamo o possiamo fare nell’arco della giornata.
Il tempo è una risorsa preziosa. I grandi imprenditori, gli atleti, i professionisti sanno bene che è il tempo è l’unica risorsa che non torna più indietro. Saper organizzare e gestire il proprio tempo significa, in fondo, organizzarsi. Il tempo è una di quelle dimensioni che definisce l’essere umano. Ognuno di noi a prescindere da qualsiasi cosa ha a disposizione 1440 minuti ogni giorno, scegliere come utilizzarli significa scegliere non soltanto cosa vogliamo fare, ma quali sono i nostri valori, le nostre priorità e le attività che ci danno soddisfazione, dunque, per quanto possa sembrare un’attività “consueta e banale” la gestione del tempo è un’attività che determina chi vogliamo essere.
